3、电子文档的多样性和趣味性。纸质文档的形式比较单一,只可以通过文字的描写来表达。在书写的过程中很容易出错。在观看文档的时候我们经常会看到潦草的字迹,很难认清。如果经过较长的时间,是很难求证的。电子档案的录入相对于纸质档案来说速度比较快,字迹工整,出错后方便修正。电子文档在录入时形式是多样性的,不只是单一的.文字形式。还可以采用多种图形比如柱状图、饼状图、条形图等来进行统计。
另外电子档案可以将相关物品的图片放入档案中,达到图形和文字的统一。有了电子文件可以更方便快速地对文件信息进行分类、统计、汇总、打印、复制等,更好地满足利用者的各种需求。当围绕一个专题对档案进行汇编时,电子文件比手工编辑更快速,加工更方便。