调档函的主要作用是把档案调动到另一个地方，如果办理档案专递时没有调档函，那么档案就会断档。在管理档案的时候，调档函存在不可或缺的作用。
在管理档案时，调档函发挥着的作用。调档函是档案调转的重要凭证，调档函是档案管理机构将档案调出的依据。调档函上面有调函的编号和对方单位的称呼。落款后面须附上详细的收件地址和联系人及电话，有些调档函上面还会注明有限期，必须在有效期限内办理，过期作废。
国企、事业单位、政府机关这些单位都是可以开具调档函的。调档函通常是由档案接收单位开具调档函给需要调档的人员，由本人携带调档函去原单位调出档案。存档单位会要求将档案密封后，通过机要快递到接收单位，档案的调转只能是公对公对接，个人是不能携带档案的。
什么时候会用到调档函？调档函通常是办理档案转递的时候使用，由档案接收单位开具的。我们在转递档案的时候需要将调档函作为档案转递的衔接，一般我们的个人是不能个人携带办理转递的，将档案转递到正规的地方需要接收档案的地方出具调档函才能办理档案的转出。