有的同学可能已经了解到档案资料是由哪些内容组成，但是仍然不能理解为什么不能将档案发给学生个人。关于这个问题，我们需要从档案的作用，以及国家对于档案的管理有哪些规定等方面开始说明。
档案的作用：
档案是记录个人经历的材料，同时也是个人身份以及以往经历的证明材料，也是以后计算工龄等的依据，这里举例说明。
首先从个人身份说起，在我们国家，人事档案是分为干部档案和工人档案量大类的。顾名思义，干部档案就是有干部身份的人员的档案，获得干部身份的其中一条途径就是全日制普通高校毕业生,在工作满一年即见习期满一年时，通过办理转正定级手续之后，就可以获得干部身份。干部身份是报考公务员、报考事业单位的必备条件之一。而干部身份的证明就是档案。
再来说一说档案是计算工龄的依据，档案中的报到证（也就是派遣证）是高校毕业生参加工作的初始证明，也就是说，报到证上的日期就是参加工作的起始日期。很多人毕业后可能会从事不止一份工作，用人单位对于毕业生以前的就业情况并不了解。而档案会连续记录个人经历，因此依据档案计算工龄是相对更准确的一种计算方式。
档案管理规定：
国家针对档案管理专门制定了《中华人民共和国档案法》，其中关于人事档案的管理有三大原则：
di一、保守档案机密，也就是说人事档案是属于机密文件；
第二、维护人事档案材料完整，防止材料损坏，这里主要有两个原因，首先是档案中的材料都是原始记录，不可复制；其次是档案中的材料是个人以后办理各项手续的重要证明材料，因此必须妥善保管；
第三、便于档案材料的使用，档案是重要机密文件，同时它的使用频率也是相对较高的，比如职称评审、计算工龄、办理退休手续时都需要提供档案资料。因此国家专门规定了档案管理部门，保证档案的机密性的同时也便于个人查阅使用。
