之所以档案会变成死档，是因为根据档案管理的政策，为了确保个人档案的准确性和严谨性，必须严格按照档案管理的规定进行管理。如果违反了管理规定，就视为档案失效，即死档。
根据档案管理的规章制度要求，个人档案的存放地点必须是具备档案管理资质的企业或机构，所以个人是不具备档案存放能力的。
学籍档案一般是由学校或者考试机构负责存放管理，目的是统一管理、更新学籍信息，同时方便学生升学考试时使用。
工作阶段的人事档案一般存放在工作单位或人力资源机构，并且随着工作地点的调动、人事关系迁移，我们的个人档案存放地点也会随之变动。
为了方便管理档案，一般建议大家将个人档案交由托管机构负责打理。这样不管工作地点变换多么频繁，始终由托管机构监管档案的动向，省去了我们很多麻烦。
很多人不了解档案管理的知识，将档案存放在自己手中，导致档案变成死档。遇到这种情况也不必过于担心。
我们首先要确认档案是否仍处于密封状态。如果档案仍旧密封完好，我们只需要将档案交由托管机构——帮帮团人力资源代替我们办理存放手续即可。如果档案已经破损，需要额外要求托管机构帮助我们办理档案补办手续，补齐相关的材料之后，再交给人力资源中心核验。核验无误之后才可盖章封存。
其次，我们可以保持与帮帮团的工作人员的联系，学习档案管理的知识，使自己具备一定的档案管理能力，避免下次因为操作失误而导致档案出现问题。
还要定期、不定期的更新自己的个人档案信息，保证档案内信息的准确性和实效性。确保自己在使用档案的时候，不会因为档案问题而耽误使用。
