湖南农业大学档案馆利用档案的基本程序
1、利用者出示本人证件或单位介绍信；
2、利用者说明利用档案的用途及具体要求；
3、经工作人员同意，利用者填写相关利用登记表；
4、由档案工作人员检索、调卷、提供相关档案资料；
5、查阅利用者在档案阅览室阅览，借阅者清点借阅档案资料；
6、利用者缴纳相应的档案保护费及其它费用；
7、借阅档案者来馆归还档案时，需经工作人员检查、核对所借档案，办理归还手续；
8、借阅者填写《档案利用效果登记表》。
湖南农业大学档案馆毕业生利用学籍档案材料须知
1、利用者出示本人有效身份证件或单位介绍信；代别人办理者，需提供委托人的委托书（授权书）和身份证复印件。
2、向档案工作人员说明利用目的、用途，办理相关档案利用登记手续。
3、缴纳相应的档案利用服务费用，具体按照湘价服（2002）207号文件执行。
4、凡办理出国留学、移民等对外联系的学籍成绩、学历、学位等有关证明材料，登记缴费后，一般要一周后方可提供。如特殊情况需提前者，按加急件处理，加收30-50元的加急费。
5、办理出国留学、移民等对外联系的学籍成绩、学历、学位证书等有关证明材料，利用者必须在提取时对翻译打印的中、英文成绩单、证书等进行认真校对。全面校对后，再由工作人员根据校对情况进行修正。经校对修正制作后，其证明材料还有错误的，由利用者自己负责，重新制作必须收取相应费用。
6、外地校友要办理出国使用的学籍成绩、学历学位证书中英文证明材料，本人不能来校办理的，可直接与档案馆联系代办。
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